Три начина да поддържате входящата си поща в Gmail организирана като професионалист

Спестете време и организирайте пощата си

Като работещ човек ви изисква да спестите времето си на места, където можете и да използвате това време на друго място. Тъй като Gmail се използва широко от мнозина като основен форум за обмен на работни имейли, може да видите колко объркан е входящата ви поща в Gmail, особено когато трябва да потърсите имейл от много важен подател, но просто не можете да намерите този конкретен имейл, или този конкретен човек. Времето, което току-що загубихте в намирането на имейл от подател от миналия месец, можеше да бъде инвестирано в нещо друго. Ето ме тук, за да ви покажа три различни начина, по които можете да поддържате всичките си имейли организирани и на място, за да можете да ги намерите и да спестите време.

Лентата за търсене на Gmail

Половината от проблема ви е решен, когато използвате лентата за търсене в Gmail, която се намира точно в горната част на екрана, когато влезете в акаунта си в Gmail. Тази лента за търсене работи по начина, по който работи Google. Единствената разлика е, че търсенето в лентата за търсене на Gmails е ограничено само до вашия акаунт в Gmail и предполагам, че точно това ни е необходимо. За да стане търсенето по-прецизно и директно. Например не можете да намерите имейл от, да речем, XYZ. Въвеждате XYZ в лентата за търсене на Gmail и TADA! Ето го. Всички имейли от XYZ на екрана ви точно там. Ако все още не разбирате как да го използвате, следвайте инструкциите, дадени по-долу.

Влезте в акаунта си в Gmail. Очевидно нямате достъп до тази лента за търсене, освен ако не сте влезли в акаунта си. Точно в горната част на екрана ще забележите лента за търсене, която казва „търси поща“. Тук ще въведете името или имейл адреса, който търсите. Или, ако търсите конкретен файл, който те са изпратили или който сте им изпратили, тогава въведете името на файловете, ако си спомняте, например „Данни за дипломна работа“, натиснете клавиша enter от клавиатурата, за да започнете Търсене.
Влезли в Gmail. Уверете се, че сте влезли в акаунта, който сте използвали за изпращане на имейл до конкретното лице, или те са ви изпратили имейл в този акаунт.
Gmail сега ще ви покаже всички резултати от търсенето на думата, адреса или името, които сте въвели в лентата за търсене.
Можете да кликнете върху предложенията, които се появяват, когато започнете да пишете име.

Всички резултати от търсенето на името, което сте въвели. Тук ще намерите всички съответни имейли.

Създаване на филтър

Друга невероятна функция, която ще ви помогне да поддържате цялата си поща сортирана, е чрез създаване на филтър за конкретния човек, от когото получавате много имейли, или някой, който е жизненоважен за вашия бизнес и изпраща имейли от време на време, но тъй като входящата ви поща се зарежда с толкова много други имейли, винаги пропускате такива важни имейли. Създавайки филтъра, вие по някакъв начин ще информирате Gmail да ви показва тези имейли като приоритет пред други имейли. Ето как можете да създадете филтър.

Кликнете върху стрелката надолу точно до лентата за търсене на Gmail.
Кликването върху тази стрелка ще ви отвори филтърна форма, която трябва да бъде попълнена съответно
Тъй като създавате филтър, за да улесните намирането на поща от определен имейл адрес, въведете подробностите за този адрес във формата за филтър, която се появява на екрана.
Не е нужно да попълвате точно целия формуляр. Но в зависимост от вашите нужди можете да попълните допълнителните подробности.
Този филтър вече ще ви помогне по-добре, когато трябва да намерите поща или важни документи от този имейл адрес.

Създаване на етикети

Чрез създаването на етикети в Gmail, това е по-скоро като категория, която създавате. Това може да е един от най-лесните начини за организиране на вашия Gmail. Когато създавате етикет, можете да запазите етикети на имейли от определен човек, за да попаднете в тази категория. И тъй като тези етикети се появяват в лявата част на екрана ви, можете просто да кликнете върху тях и да видите имейла или човека, когото сте търсили. Създаването на етикет е лесно, вижте следните стъпки.

След като влезете в акаунта си в Gmail, щракнете върху иконата, подобна на колелото, за настройки и след това върху раздела за настройки, както е показано на изображението по-долу.
Кликнете върху настройките, които ще ви доведат до прозорец, пълен с различни настройки за вашия акаунт.
От настройките, които се появяват на екрана, щракнете върху заглавието Етикети и превъртете надолу, за да намерите раздел за „Създаване на нов етикет“.
Създайте етикет
Следвайте инструкциите и стъпките, докато Gmail ви води и след като създадете етикета, можете директно да получите достъп до всички имейли под този етикет към лявата страна на началния екран за Gmail. Забележка: за да работи това, трябва да добавите този етикет към всяка поща, която искате да попадне в тази категория.