Excel е изключително ценна софтуерна програма, която предоставя много решения, които често се използват и създават за други софтуерни приложения. Много решения ще бъдат създадени в Excel и след това прехвърлени в други приложения или изпратени другаде. Често решенията, които създавате в Excel, ще трябва да бъдат извлечени и използвани в друг формат.
Да кажем, че трябва да направите таблица и да я изпратите на някой по имейл. Можете да опитате да направите това в перспектива; обаче ще отнеме известно време за форматиране, за да се гарантира, че изглежда правилно. Така че, когато мислите за таблица, вероятно си представяте Excel. Погледнете таблицата по-долу, създадена в Excel. Това е копирано от Excel и поставено директно в тази статия с помощта на стандартната операция за поставяне.
Без да виждате оригиналната таблица на Excel, може да си помислите, че това не изглежда лошо. Това, което не виждате, е, че стойностите на клетките трябва да бъдат центрирани вертикално и хоризонтално. Графата за разходи също изглежда леко отклонена; всъщност съм почти сигурен, че сега така обозначаваме валутата (над сумата). И така, как всъщност изглежда таблицата?
Според мен това изглежда малко по-добре. Това решение обаче може да не работи за това, от което се нуждаете. Ще опишем накратко различните решения за поставяне и разрешаване на данни от Excel в други решения.
Как да разрешите проблеми с форматирането при копиране от Excel
Използвайки същите примери, както по-горе, нека видим какви решения имаме за това. Първо, какви са нашите опции, когато поставяме данни?
Отляво надясно имаме:
Запазете форматирането на източника
Запазване на форматирането на източника е опцията за поставяне по подразбиране. Обикновено това ще работи според очакванията, но зависи от начина на форматиране на данните от източника. В този пример форматирането на източника включва стила „Счетоводство“, който не е разпознат от Outlook и много други приложения. Промяната на стила на „Валута“ ще ви позволи да поставите с помощта на Keep Source Formatting и ще изглежда по-добре.
Използвайте стилове на дестинация
Ако искате да използвате форматиране, подобно на другия текст в дестинацията, използвайте тази опция за поставяне. Той все още ще запази общото форматиране като получер и курсив, но ще използва стилове на местоназначение като стил и размер на шрифта.
Свързване и запазване на форматирането на източника
Това ще запази форматирането на източника както е и ще запази таблицата, свързана с първоначалния източник. Има някои допълнителни функции за това, но позволява на лицето, на което изпращате данни, да щракне върху „Актуализиране на връзката“, като щракнете с десния бутон върху таблицата и да получите актуализации. Това, разбира се, ще трябва да бъде конфигурирано правилно, за да работи, както е описано.
Свържете и използвайте стилове на дестинация
Стиловете за свързване и използване на дестинация работят по същия начин като форматирането на Link and Keep Source, с изключение на това, че ще използва форматирането на дестинацията. Неща като цвят не се актуализират след първоначалното копиране, но текстовите промени в данните ще бъдат актуализирани.
Картина
Картината може да бъде полезна, ако просто искате да покажете данните и вече не се нуждаете от форматиране, редактиране или получаване на актуализации от нея. Поставянето като картина ще гарантира, че изображението изглежда идентично с източника. Но вашата страна няма да може да го модифицира, така че се уверете, че това е приложимо за вашето решение.
Съхранявайте само текст
Keep Text Only ще покаже таблицата такава, каквато е била, но в текстова форма. Няма да присъства форматирана таблица, нито форматиране, различно от стиловете за форматиране на вашата цел, като размер и стил на шрифта.
Има, разбира се, и други начини да използвате горните стилове на поставяне и да модифицирате резултата, за да изглеждате как искате. Бърз пример; чрез леко модифициране на ширината на колоната „Разходи“ в Outlook, използвайки стила на поставяне на запазване на форматирането на източника, форматирането вече изглежда правилно и запазва счетоводния формат, зададен в колоната на разходите.
Най-добрият начин да се научите е да играете с горните стилове на поставяне и да видите как те най-добре отговарят на вашите нужди.
3 минути четене
