Как да отпечатвате автоматично имейли и прикачени файлове

Забележка: Всички добавки по-горе ще струват над $ 20, но повечето от тях ще предложат пробен период.

Ако не искате да харчите пари, има безплатни алтернативи за автоматизиране на отпечатването на вашите прикачени файлове към имейл. Но имайте предвид, че ще трябва да отделите известно време за промяна на вашия имейл клиент. В случай, че решите да отидете по този маршрут, позволете ни да улесним вашата работа. Включихме три метода стъпка по стъпка, които ще ви помогнат да постигнете тази функционалност с вашия имейл акаунт.

Най-елегантното решение, което автоматично ще отпечатва имейли и прикачени файлове към имейли, е използването на специален софтуер. Но конфигурирането на външен мениджър на имейл за автоматизиране на този процес в крайна сметка ще изисква да похарчите малко пари. последвам Метод 1 за конфигуриране Автоматичен имейл мениджър 6 за да отпечатате вашия имейл и прикачени файлове към имейл Те предлагат 30-дневен пробен период, така че ще можете да го изпробвате безплатно, преди да похарчите пари.

Вторият метод ( Метод 2 ) предполага добавяне на VBA скрипт и правило към Outlook. Въпреки че ще ви е необходимо да получите доста технически, това е най-ефикасното ръководство от двете. Ако не обичате особено Outlook, можете да отидете по друг път ( Метод 3 ) и използвайте Thunderbird заедно с две разширения за автоматично отпечатване на вашия имейл.

Когато сте готови да започнете, следвайте един от методите по-долу, за да автоматизирате отпечатването на вашите прикачени файлове към имейл. Нека да започнем.

Метод 1: Използване на Automatic Email Manager 6 за отпечатване на прикачени файлове към имейл

Ако не използвате специален имейл клиент като Outlook или Thunderbird, конфигурирането на външен мениджър на имейл е най-надеждното решение. Автоматичен имейл мениджър 6 ще ви позволи да свържете всяка имейл кутия, включително POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, и списъкът продължава.

Софтуерът ще ви позволи да дефинирате конкретни действия с помощта на интуитивна система от правила. Тя ще ви позволи да печатате от конкретни податели или да отпечатвате само прикачените файлове от имейлите. Следвайте ръководството по-долу, за да инсталирате и конфигурирате Automatic Email Manager 6 за автоматично отпечатване на имейли и прикачени файлове към имейл:

1. Изтеглете инсталатора от официален уебсайт . Ако искате първо да го тествате, щракнете върху Изтеглете демо.
   
2. Отворете Автоматичен мениджър на имейл и следвайте указанията на екрана, за да го инсталирате на вашата система.
   
3. Стартирайте приложението и поставете име, което ще се използва за справка за вашия акаунт. След това изберете Имейл с този адрес и вмъкнете имейла си от мястото, където искате да отпечатате имейлите. И накрая, удари Следващия за да продължите.
   
4. Изберете типа на вашия имейл от списъка. Ако вашият доставчик на електронна поща не е в предварително дефинирания списък, изберете предварително дефиниран доставчик на поща опция и потърсете вашата имейл конфигурация. Хит Следващия за да продължите по-нататък.
   
5. В следващия прозорец започнете, като проверите дали адресът на сървъра на вашия имейл е правилен. Ако е, въведете вашия имейл и парола в полетата по-долу. След това кликнете върху Тестова връзка за да сте сигурни, че вашата конфигурация работи. И накрая, удари Следващия .
   
6. Задайте интервала за проверка на вашия акаунт според вашите нужди. Можете също да го конфигурирате да проверява само през работните Ви дни, като щракнете върху Разширен планировчик . Хит Следващия да напредва.
   
7. След това кликнете върху Добавяне на действие. Изберете Печат на прикачени файлове или Отпечатайте тялото на имейла , в зависимост от това, от което се нуждаете. Хит Следващия и изберете принтера, който искате да използвате.
   
8. След това ще имате възможност да приложите определен филтър, като изберете Не . Ако искате операцията да се прилага по всяко време, изберете Да . И накрая, удари Добре за да потвърдите действието, което току-що сте създали.
   
   Забележка: Ако искате софтуерът да отпечата както тялото на имейла, така и прикачените файлове, продължете и създайте второ действие с другия сценарий. За напр. ако първото ви действие е било за отпечатване на прикачени файлове, създайте второ, което ще отпечата тялото на имейла.

След като удариш Добре , Автоматичен мениджър на имейл ще започне да проверява вашата пощенска кутия и ще разпечата всичко, което отговаря на критериите, които сте установили преди.

Метод 2: Използване на Outlook за автоматично отпечатване на прикачени файлове към имейл

Outlook е най-популярният имейл клиент, така че ако работата ви се върти около имейл акаунта ви, вероятно вече го използвате. Outlook е силно конфигурируем и ще ви позволи да отпечатвате прикачени файлове от входящи имейли.

За да направим това, ще създадем VBA скрипт в Outlook и след това ще го използваме с правило на Outlook. Ето пълен преглед на целия процес:

Забележка: Следните стъпки са потвърдени за работа в Outlook 2016. Въпреки че не сме тествали по-стари версии, скриптът по-долу теоретично трябва да работи с всички версии на Outlook чак до Outlook 2010.

Създаване на VBA скрипт + правило за автоматично отпечатване на прикачени файлове към Outlook в Outlook

1. Отворете Outlook и отворете Раздел за програмисти от лентата с инструменти, след което щракнете върху Visual Basic бутон.
   Забележка: Ако не виждате раздела за програмисти, отворете Файл и щракнете Настроики. Оттам щракнете върху Персонализирайте лентата и поставете отметка в квадратчето до Разработчик . Хит Добре за да потвърдите. Сега, Раздел за програмисти трябва да се вижда в лентата в горната част на екрана.
   
2. След като прозорецът Microsoft Visual Basic for Applications е активен, разгънете Проект1 дърво (вляво). След това щракнете двукратно върху ThisOutlookSession .
   
3. Сега поставете следния код на скрипта в прозореца Project1 (отдясно): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   On Error GoTo OError’Detects Temporary folder
   Dim oFS като FileSystemObject
   Затъмнете sTempFolder като низ
   Задайте oFS = Нов FileSystemObject
   ‘Временно местоположение на папката
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Създава специална папка Temp
   cTmpFld = sTempFolder & “ OETMP” & Format (Сега, “yyyymmddhhmmss”)
   MkDir (cTmpFld) ’Запазва и отпечатва прикачения файл
   Dim oAtt Като прикачен файл
   За всеки oAtt в т. Приложения
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & “” & FileName’Saving the attachment
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Отпечатва прикачения файл
   Задайте objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Задайте objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Задайте objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Следващ oAtt’Cleans up tem files
   Ако не oFS е нищо, тогава задайте oFS = нищо
   Ако не objFolder е нищо, тогава задайте objFolder = Нищо
   Ако не objFolderItem е нищо, тогава задайте objFolderItem = нищо
   Ако не objShell е нищо, тогава задайте objShell = NothingOError:
   Ако грешка 0 Тогава
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Грешка Изчисти
   Край ако
   Излезте от SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Задайте objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Задайте objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Задайте objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx („печат“)

   Следваща oAtt

   Ако не oFS е нищо, тогава задайте oFS = нищо
   Ако не objFolder е нищо, тогава задайте objFolder = Нищо
   Ако не objFolderItem е нищо, тогава задайте objFolderItem = нищо
   Ако не objShell е нищо, тогава задайте objShell = нищо

   Windows 10 остана на 32

   OE грешка:
   Ако грешка 0 Тогава
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Грешка Изчисти
   Край ако
   Излезте от под

   Крайна под

   

4. След като поставите кода вътре Проект1 , отидете на Инструменти (в горната част на екрана) и кликнете върху Препратки.
   
5. Превъртете надолу и поставете отметка в квадратчето до Времетраене на Microsoft Scripting. Щракнете Добре за да запазите опцията си и да затворите Прозорец за справки .
   
6. Сега натиснете Запазете в горния ляв ъгъл на Visual Basic прозорец. Сега можете безопасно да затворите Visual Basic .
   
7. След това отидете на Файл и кликнете върху Правила и сигнали .
   
8. Кликнете върху Ново правило, след това кликнете върху Прилагане на правило за съобщения, които получавам . Щракнете Следващия за да продължите.
   
9. Сега трябва да вземете решение за условието, което трябва да бъде изпълнено. Ако искате всичките ви прикачени файлове да бъдат отпечатани, поставете отметка в квадратчето до „ който има прикачен файл ”. Хит Следващия за да продължите.
   Забележка: Ако не искате да отпечатвате всичките си прикачени файлове, можете да използвате различно условие тук. Скриптът трябва да работи и с конкретни податели или конкретни думи.
10. В следващия прозорец поставете отметка в квадратчето в близост стартирайте скрипт. След това кликнете върху сценарий , подчертайте ThisOutlookSession и удари Добре . След това удари завършек за да потвърдите.
    
11. В Правила и предупреждения прозорец, уверете се, че е отметнато квадратчето до току-що създаденото правило. Когато е, удари Приложи.
    

Това е. Прикачените файлове към имейла трябва автоматично да излязат от принтера веднага щом ги получите.

Важно: Имайте предвид, че това ще работи само докато Outlook е отворен и вашият имейл акаунт е конфигуриран на този конкретен компютър. Също така, уверете се, че вашият принтер е напълно конфигуриран и има всички необходими драйвери.

Метод 3: Използване на Thunderbird за автоматично отпечатване на имейли

Mozilla Thunderbird е безплатен имейл клиент с отворен код. Общността отзад е много активна, което ви позволява да намерите много разширения, които ще добавят към вече страхотната функционалност.

Връщането към текущата задача - конфигурирането на Thunderbird за автоматично отпечатване на имейли не е трудно, но ще изисква да инвестирате известно време. Ще използваме две разширения: FitaQuilla и Инструменти за печат .

Забележка: Имайте предвид, че този метод няма да отпечата прикачения файл от имейл. Той ще отпечата само заглавието и тялото на получения имейл. Ако тялото на имейла включва jpeg или png файлове, те също ще бъдат разпечатани.

Конфигурирането на Thunderbird за автоматично отпечатване на имейли е доста лесно. Единственият малък недостатък е FitaQuilla - разширението не е актуализирано, за да бъде съвместимо с последната версия на Thunderbird, така че ще трябва да го инсталирате ръчно.

Ако решите да използвате Thunderbird за ефективно разпечатване на вашите прикачени файлове към имейл, следвайте ръководството по-долу.

Използване на Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools за автоматично отпечатване на прикачени файлове към имейл

PS: Този метод може да работи или да не работи.

1. Изтеглете и инсталирайте най-новата версия на Thunderbird от официален уебсайт .
2. Изтегли FiltaQuilla и Опции за принтера към вашата система.
   
3. Отворете Thunderbird, докоснете иконата на менюто в горния десен ъгъл и кликнете върху Добавки.
   
4. Докоснете икона на зъбно колело и щракнете Инсталирайте добавката от файл.
   
5. Придвижете се до мястото, където сте изтеглили добавката, изберете го и щракнете Отворете .
   
6. Повторете стъпки 4 и 4 с другото разширение и рестартирайте Thunderbird.
7. След като Thunderbird се отвори отново, отидете на Добавки> Разширения и щракнете върху Настроики бутон на Инструменти за печат .
   
8. Изберете Глобален печат опции и поставете отметка в квадратчето до Печатайте без диалоговия прозорец . Хит Добре за да запазите избора си.
   
9. Щракнете отново върху бутона за меню и отидете на Филтри за съобщения> Филтри за съобщения.
   
10. Щракнете върху Ново бутон, за да създадете нов филтър. Започнете с вмъкване на име за вашия филтър. След това поставете отметка в квадратчето до Получаване на нова поща и го филтрирайте след класификация на боклуците . След това задайте условието на Състояние на прикачения файл> Има> Има прикачени файлове . И накрая, задайте последното действие на Печат , след това удари Добре Да запазя.
    
11. Сега се върнете към Филтри за съобщения прозорец и се уверете, че филтърът е активиран.
    

Това е. Вашият имейл клиент на Thunderbird е конфигуриран за автоматично отпечатване на имейли Уверете се, че е включен и вашият имейл е конфигуриран правилно в Thunderbird.