Създаване на отчет с помощта на обобщена таблица
Всички хора, работещи в професионална среда, разбират необходимостта от създаване на доклад. Той обобщава всички данни за вашата работа или за компанията по много точен начин. Можете да създадете отчет за данните, които сте въвели в Excel Sheet, като добавите обобщена таблица за вашите записи. Осевата таблица е много полезен инструмент, тъй като изчислява автоматично сумата за вашите данни и ви помага да анализирате данните си с различни серии. Можете да използвате обобщена таблица, за да обобщите данните си и да ги представите на заинтересованите страни като отчет.
Ето как можете да направите обобщена таблица в MS Excel.
- По-лесно е да направите отчет на вашия лист в Excel, когато има данните. След като данните са добавени, ще трябва да изберете колоните или редовете, за които искате обобщена таблица.
добавете данните
Избиране на редове и колони за вашите данни
- След като данните бъдат избрани, отидете на Insert, която се показва в горната лента с инструменти на вашия софтуер на Excel.
Поставете
Кликването върху Insert ще ви насочи към много опции за таблици и други важни функции. В крайния ляв ъгъл ще намерите раздела за „PivotTable“ със стрелка надолу.
Намерете обобщена таблица на вашия екран
- Щракването върху стрелката надолу ще ви покаже две възможности за избор. Осева таблица или обобщена диаграма. Сега от вас и вашите изисквания зависи какво искате да направите част от вашия отчет. Можете да опитате и двете, за да видите кой изглежда по-професионално.
Осева таблица за изготвяне на отчет
- Кликването върху обобщената таблица ще ви отведе до диалогов прозорец, където можете да редактирате обхвата на вашите данни и други възможности за избор дали искате обобщената таблица на същия работен лист или го искате на изцяло нов. Можете също да използвате външен източник на данни, ако нямате данни за вашия Excel. Това означава, че наличието на данни във вашия Excel не е условие за обобщената таблица.
избор на данните и щракване върху обобщена таблица
Трябва да добавите местоположение, ако искате таблицата да се показва на същия работен лист. Написах c1, можете да изберете и средата на вашия лист, за да поддържате всичко организирано.
Осева таблица: избор на данни и местоположение
- Когато щракнете върху OK, таблицата ви все още няма да се появи. Трябва да изберете полетата от списъка с полета, предоставен вдясно на екрана, точно както е показано на снимката по-долу.
Отчетът ви все още трябва да премине през друг набор от опции, за да бъде направен най-накрая
- Проверете някоя от двете опции, за които искате обобщена таблица.
Поставете отметка в полето, което искате да покажете във вашия отчет
Можете да изберете един от тях или и двамата. Ти решаваш.
- Ето как ще изглежда вашата обобщена таблица, когато изберете и двете.
Показване на двете полета
И когато изберете едно от полетата, по този начин ще се появи вашата таблица.
Показване на едно поле
Показване на едно поле
- Опцията отдясно на екрана, както е показано на снимката по-долу, е много важна за вашия отчет. Помага ви да направите своя отчет още по-добър и по-организиран. Можете да плъзнете колоните и редовете между тези четири интервала, за да промените начина, по който се показва вашият отчет.
Важно за поставяне на данните от отчета ви
Докладът ви е направен
- Следващият раздел в списъка с полета отдясно улеснява изгледа на всички полета. Можете да го промените с тази икона вляво.
Опции за начина, по който изглежда вашият полеви изглед.
И избирането на някоя от опциите от тях би променило начина, по който се показва вашият списък с полета. Избрах „Области, раздел само 1 на 4“
Изглед на списък с полета
- Забележка: Опцията за „Отлагане на актуализацията на оформлението“, която е точно в края на вашия списък с полета на обобщената таблица, е начин за финализиране на полетата, които искате да се показват във вашия отчет. Когато поставите отметка в квадратчето до него и щракнете върху актуализация, не можете да промените нищо ръчно на листа на Excel. Ще трябва да премахнете отметката от това квадратче, за да редактирате нещо в Excel. И дори за отваряне на стрелката надолу, показваща се на етикетите на колоните, не може да се щракне, освен ако не премахнете отметката от Defer Layout Update.
‘Defer Layout Update’, действа по-скоро като заключване, за да запази редакциите на съдържанието на отчета незасегнати
- След като приключите с вашата обобщена таблица, вече можете да я редактирате допълнително, като използвате инструментите за обобщена таблица, които се появяват точно в края на всички инструменти в лентата с инструменти в горната част.
Инструменти за обобщена таблица за редактиране на това как изглежда
Всички опции за Дизайн
